In Polen sind seit dem 1. Mai 2026 neue Regeln für die Berechnung der Betriebszugehörigkeit von Beschäftigten in privaten Unternehmen in Kraft getreten. Nun können mehr Beschäftigungs- und Tätigkeitszeiten auf die Betriebszugehörigkeit angerechnet werden, allerdings müssen die Beschäftigten diese Angaben selbst über die ZUS bestätigen. Erfahren Sie mehr darüber, wer Anspruch auf zusätzliche Urlaubstage hat und welche Unterlagen Sie bereits jetzt einreichen sollten

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In Polen sind wichtige Änderungen für Millionen von Arbeitnehmern, darunter auch Ausländer, in Kraft getreten. Seit dem 1. Mai 2026 gelten im privaten Sektor neue Regeln für die Berechnung der Betriebszugehörigkeit, die zuvor nur in staatlichen Einrichtungen galten. Nun können nicht nur offizielle Tätigkeiten im Rahmen eines Arbeitsvertrags, sondern auch unternehmerische Tätigkeiten, Tätigkeiten im Rahmen zivilrechtlicher Verträge, bestimmte Zeiträume der Kinderbetreuung und sogar ein Teil der im Ausland gesammelten Berufserfahrung auf die Betriebszugehörigkeit angerechnet werden.

Für viele Arbeitnehmer bedeutet dies die Möglichkeit, längeren bezahlten Urlaub, höhere Zulagen oder zusätzliche Arbeitsgarantien zu erhalten. Gleichzeitig weisen die neuen Regeln eine wichtige Nuance auf: Die Neuberechnung der Betriebszugehörigkeit erfolgt nicht automatisch. Um die neuen Möglichkeiten nutzen zu können, müssen Arbeitnehmer die Unterlagen selbst bei der ZUS und beim Arbeitgeber einreichen. Genau aus diesem Grund raten polnische Juristen und Personalabteilungen dazu, die Beantragung der Bescheinigungen nicht aufzuschieben, da für die Einreichung der Nachweise eine begrenzte Frist gilt.

Zuvor haben wir über die europäischen Länder berichtet, in denen es am einfachsten ist, ein Arbeitsvisum zu erhalten und eine Karriere im Ausland zu starten.

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Was hat sich für Arbeitnehmer in Polen ab dem 1. Mai 2026 geändert?

Seit Mai 2026 gelten in Polen offiziell geänderte Regeln für die Berechnung der Betriebszugehörigkeit von Arbeitnehmern im privaten Sektor. Das Hauptziel der Reform ist es, die tatsächliche Berufserfahrung einer Person zu berücksichtigen, auch wenn sie nicht ausschließlich im Rahmen eines klassischen Arbeitsvertrags gearbeitet hat. Früher „existierten“ viele Beschäftigungszeiten für die Berechnung der Betriebszugehörigkeit praktisch nicht, obwohl die Arbeitnehmer jahrelang Beiträge gezahlt und offiziell gearbeitet hatten.

Die neuen Regeln sind besonders wichtig für Ausländer, Ukrainer, Freiberufler und Personen, die auf der Grundlage von Auftragsverträgen gearbeitet oder ein eigenes Unternehmen in Polen geführt haben. Nun kann ein Teil dieser Erfahrung bei der Feststellung der Arbeitnehmerrechte offiziell berücksichtigt werden.

Zur Berufserfahrung können nun angerechnet werden:

- Ausübung einer unternehmerischen Tätigkeit;

- Arbeit im Rahmen zivilrechtlicher Verträge (umowa zlecenie);

- Einzelne Beschäftigungszeiten im Ausland;

- Mitarbeit im Familienunternehmen;

- Mitgliedschaft in Genossenschaften;

- Bestimmte Zeiten der Kinderbetreuung.

Gleichzeitig betont die polnische Regierung: Die Änderungen betreffen ausschließlich die Arbeitsrechte des Arbeitnehmers und nicht die Rentenansprüche. Das heißt, die neuen Regeln können sich auf die Anzahl der Tage des bezahlten Urlaubs, auf Prämien, Zulagen oder andere Bonuszahlungen auswirken, bedeuten jedoch keine automatische Erhöhung der zukünftigen Rente.

Nach Angaben der polnischen Sozialversicherungsanstalt ZUS gingen allein in den ersten Monaten nach Inkrafttreten der neuen Regelungen Hunderttausende Anträge auf Bestätigung der Dienstzeit bei den Behörden ein. Dies zeigt, dass das Thema für Arbeitnehmer besonders aktuell geworden ist, die zuvor aufgrund der alten gesetzlichen Bestimmungen einen Teil ihrer Berufserfahrung verloren hatten.

In einem früheren Artikel berichteten wir, dass Polen den Status der billigsten Arbeitskräfte in der EU behält.

Wie erhält man eine Bescheinigung bei der ZUS und reicht die Unterlagen beim Arbeitgeber ein?

Eine der wichtigsten Regeln des neuen Systems lautet: Die Beschäftigungszeit in Polen wird nicht automatisch angerechnet. Selbst wenn eine Person jahrelang auf Basis von Werkverträgen gearbeitet hat, ein eigenes Unternehmen geführt hat oder im Ausland tätig war, werden diese Zeiträume ohne entsprechende Nachweise nicht berücksichtigt.

Genau deshalb müssen sich Arbeitnehmer selbst an die ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych) wenden und eine spezielle Bescheinigung über die Versicherungszeiten einholen. Anschließend muss das Dokument zusammen mit dem Antrag auf Anrechnung der Dienstzeit an den Arbeitgeber weitergeleitet werden.

Der Antrag kann über das Online-System PUE ZUS (jetzt eZUS) gestellt werden, was den Prozess für Arbeitnehmer und Ausländer, die bereits über ein polnisches Vertrauensprofil oder eine Bankidentifikation verfügen, erheblich vereinfacht hat. In vielen Fällen kann die Bescheinigung in elektronischer Form ohne persönlichen Besuch der Behörde erhalten werden.

Für Arbeitnehmer ist es wichtig, einige Nuancen zu beachten:

- Für die Einreichung der Unterlagen gilt eine Frist von 24 Monaten ab Inkrafttreten der Änderungen;

- Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, selbst Informationen über die bisherige Dienstzeit des Arbeitnehmers einzuholen;

- Ohne offizielle Bestätigung werden zusätzliche Beschäftigungszeiten möglicherweise nicht angerechnet;

- Unterlagen über eine Beschäftigung im Ausland erfordern manchmal eine Übersetzung oder zusätzliche Bestätigung.

Polnische Personalagenturen warnen bereits davor, dass sich die Bearbeitungszeiten bei der ZUS aufgrund der hohen Anzahl an Anträgen verlängern könnten. Daher wird den Arbeitnehmern geraten, nicht bis zum Ablauf der zweijährigen Frist zu warten und Anträge so früh wie möglich einzureichen, insbesondere wenn es sich um komplexe Fälle mit Tätigkeiten in verschiedenen Ländern oder mehreren Beschäftigungsformen handelt.

Übrigens haben wir kürzlich berichtet, dass Polen die Mindestlöhne für Ausländer und einheimische Arbeitnehmer erhöht.

Wie erhält man eine Bescheinigung bei der ZUS und reicht die Unterlagen beim Arbeitgeber ein?

Eine der wichtigsten Regeln des neuen Systems lautet: Die in Polen zurückgelegte Beschäftigungszeit wird nicht automatisch angerechnet. Selbst wenn eine Person jahrelang auf der Grundlage von Werkverträgen gearbeitet hat, ein eigenes Unternehmen geführt hat oder im Ausland tätig war, werden diese Zeiträume ohne entsprechende Nachweise nicht berücksichtigt.

Aus diesem Grund müssen sich Arbeitnehmer selbst an die ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych) wenden und eine spezielle Bescheinigung über die Versicherungszeiten einholen. Anschließend muss dieses Dokument zusammen mit dem Antrag auf Neuberechnung der Dienstzeit beim Arbeitgeber eingereicht werden.

Der Antrag kann über das Online-System PUE ZUS (jetzt eZUS) gestellt werden, was den Prozess für Arbeitnehmer und Ausländer, die bereits über ein polnisches Vertrauensprofil oder eine Bankidentifikation verfügen, erheblich vereinfacht hat. In vielen Fällen kann die Bescheinigung in elektronischer Form ohne persönlichen Besuch der Behörde erhalten werden.

Für Arbeitnehmer ist es wichtig, einige Nuancen zu beachten:

- Für die Einreichung der Unterlagen gilt eine Frist von 24 Monaten ab Inkrafttreten der Änderungen;

- Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, selbst Informationen über die bisherige Dienstzeit des Arbeitnehmers einzuholen;

- Ohne offizielle Bestätigung werden zusätzliche Beschäftigungszeiten möglicherweise nicht angerechnet;

- Unterlagen über eine Beschäftigung im Ausland erfordern manchmal eine Übersetzung oder zusätzliche Bestätigung.

Polnische Personalagenturen warnen bereits, dass sich die Bearbeitungszeiten bei der ZUS aufgrund der hohen Anzahl an Anträgen verlängern könnten. Daher wird den Arbeitnehmern geraten, nicht bis zum Ablauf der zweijährigen Frist zu warten und Anträge so früh wie möglich einzureichen, insbesondere wenn es sich um komplexe Fälle mit Tätigkeiten in verschiedenen Ländern oder mehreren Beschäftigungsformen handelt.

Detaillierte Informationen zur EU-Blauen Karte in Polen — finden Sie hier.

Was wird sich durch die neue Beschäftigungsdauer ändern: Urlaub, Zahlungen und Arbeitnehmerrechte?

Die neuen Regeln können die Arbeitsbedingungen für viele Arbeitnehmer in Polen erheblich verändern. Am stärksten werden die Änderungen diejenigen spüren, die jahrelang auf der Grundlage von Dienstleistungsverträgen gearbeitet, eine unternehmerische Tätigkeit ausgeübt oder atypische Beschäftigungsformen ausgeübt haben. Bisher wurde diese Erfahrung bei der Festlegung der Arbeitnehmerrechte oft nicht berücksichtigt, selbst wenn die Person tatsächlich ununterbrochen gearbeitet hat.

Die Änderungen betreffen vor allem den bezahlten Urlaub. In Polen haben Arbeitnehmer mit einer Betriebszugehörigkeit von weniger als 10 Jahren Anspruch auf 20 Urlaubstage pro Jahr, bei einer Betriebszugehörigkeit von mehr als 10 Jahren bereits auf 26 Tage. Genau deshalb können die zusätzlich angerechneten Arbeitsjahre für viele Menschen fast eine Woche zusätzlichen Urlaub pro Jahr bedeuten.

Neben dem Urlaub kann sich die neue Betriebszugehörigkeit auch auf andere Arbeitnehmerrechte auswirken:

- Dienstalterszulagen;

- Bestimmte Prämien und Boni;

- Die Dauer der Kündigungsfrist bei einer Kündigung;

- Zugang zu bestimmten internen Unternehmensprogrammen;

- Zusätzliche Garantien für Arbeitnehmer mit langer Betriebszugehörigkeit.

Besonders relevant sind die Änderungen für Ausländer, die vor ihrem Umzug nach Polen in anderen Ländern gearbeitet oder mehrere Beschäftigungsformen kombiniert haben. In vielen Fällen besteht nun die Möglichkeit, diese Jahre offiziell ihrer polnischen Betriebszugehörigkeit „hinzuzufügen“.

Gleichzeitig betonen Juristen: Die neuen Regeln bedeuten keine automatische Erhöhung des Gehalts oder der Rente. Es geht vielmehr um Ansprüche, die von der Betriebszugehörigkeit im Rahmen des Arbeitsverhältnisses abhängen. Daher sollten Arbeitnehmer ihre Unterlagen sorgfältig prüfen und sich im Voraus beim Arbeitgeber erkundigen, welche internen Zahlungen oder Prämien von der Anzahl der gearbeiteten Jahre abhängen.

Was sollten Ausländer, die in Polen arbeiten, unbedingt wissen?

Die neuen Regelungen sind für ausländische Arbeitnehmer besonders wichtig, da viele Menschen in Polen im Rahmen von Auftragsverträgen oder als Selbstständige gearbeitet haben oder Berufserfahrung in mehreren Ländern gesammelt haben. Früher wurden solche Zeiträume bei der Berechnung der Betriebszugehörigkeit oft nicht berücksichtigt, wodurch Arbeitnehmer einen Teil ihrer Arbeitnehmerrechte verloren.

Nun können Ausländer auch Unterlagen einreichen, um einzelne Beschäftigungszeiten nachzuweisen. Gleichzeitig kann das Verfahren komplizierter sein, wenn es um Arbeit außerhalb Polens oder um Unterlagen aus anderen Ländern geht.

Am häufigsten treten Schwierigkeiten in folgenden Situationen auf:

- Fehlen eines vollständigen Pakets an Unterlagen über die bisherige Beschäftigung;

- Unterschiede zwischen polnischen und ausländischen Beschäftigungsformen;

- Notwendigkeit einer beglaubigten Übersetzung der Unterlagen;

- Unstimmigkeiten bei den Daten in den Arbeitsunterlagen;

- Beschäftigung ohne vollständige Zahlung der Sozialbeiträge in den vergangenen Jahren.

Rechtsanwälte raten Arbeitnehmern zudem, zu überprüfen, ob Arbeitgeber während der Beschäftigung im Rahmen zivilrechtlicher Verträge tatsächlich Beiträge an die ZUS gezahlt haben. Gerade diese Angaben können bei der Bestätigung der Beschäftigungsdauer und beim Erwerb neuer Arbeitnehmerrechte entscheidend sein.

Nach Angaben der polnischen Sozialversicherungsanstalt (ZUS) sind in Polen über eine Million Ausländer offiziell beschäftigt, und der Arbeitsmarkt des Landes zieht immer mehr Fachkräfte aus verschiedenen Ländern an. Genau deshalb können die neuen Vorschriften erhebliche Auswirkungen auf Arbeitnehmer haben, die im Laufe ihrer Karriere verschiedene Beschäftigungsformen kombiniert oder in mehreren Ländern gearbeitet haben.

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